Manajemen Super dalam Korporasi Modern

Manajemen Super sangat diperlukan untuk mewujudkan Korporasi Modern agar bisa mengarungi berbagai bentuk tsunami perubahan seperti di era sekarang ini. Untuk mewujudkan manajemen super, maka perlu ditumbuhkan Organisasi Super pula. Korporasi Modern berusaha untuk selalu menyelaraskan dan menyeimbangkan antara aspek organisasi dan manajemen agar bisa tetap relevan dengan kondisi terkini, menjadikan korporasi sebagai sebuah entitas mampu bertahan dan terus bertumbuh.

Lantas bagaimana kita bisa mewujudkan organisasi dan manajemen modern di perusahaan atau korporasi kita?

Kabar baiknya, saat ini setidaknya ada beberapa keilmuan dan instrumen yang bisa digunakan untuk mewujudkan Korporasi Modern tersebut, salah satunya yaitu dengan mengimplementasikan Agile dan Scrum di perusahaan rekan-rekan.

Korporasi Modern terdiri atas Tim yang mampu mengelola dirinya sendiri tanpa perlu diatur oleh pihak lain.

Ada satu hal yang perlu diketahui terkait dengan karakteristik Tim Modern, salah satunya yaitu mereka bisa mengelola dirinya secara mandiri tanpa perlu dikendalikan oleh pihak tertentu atau hal ini biasa disebut dengan Self-Organizing and Managing Team.

Pernahkah rekan-rekan memperhatikan, seberapa besar ketergantungan Tim kita dengan sosok pemimpin mereka, entah itu Supervisor maupun Manager?

Pernahkah rekan-rekan mengalami kebingungan maupun kepanikan ketika Tim ditinggalkan oleh Supervisor atau Manager mereka?

Apakah Tim kita bisa menjalankan semua perannya dengan baik ketika keberadaan Supervisor atau Manager tidak ada?

Sebenarnya masih banyak pertanyaan yang bisa diajukan untuk menguji, seberapa besar dan sentralnya peranan Manager dalam perusahaan kita.

Zaman telah berubah, banyak hal yang tidak lagi sama dengan kondisi dahulu. Saat ini kondisi telah sangat tidak stabil, banyak hal yang bisa berubah dalam hitungan jam maupun hari. Tidak perlu menunggu bertahun-tahun untuk memahami sebuah perubahan.

Tiba-tiba besok harga bahan bakar naik, tiba-tiba besok sudah ada kompetitor yang siap merebut pasar kita, tiba-tiba mitra bisnis berpindah ke lain hati, tiba-tiba ketersediaan bahan baku menghilang di pasaran, tiba-tiba internal tim kita bermasalah, dan masih banyak kejadian maupun peristiwa yang penting yang muncul secara tiba-tiba.

Fenomena “tiba-tiba” ini jarang atau mungkin tidak pernah kita temui di masa lalu, namun di masa sekarang, “Tiba-tiba” itu sudah menjadi bagian dari kehidupan kita. Kesadaran akan kondisi yang tidak stabil ini perlu ditularkan kepada semua pihak dalam perusahaan, bukan hanya sekedar bahan konsumsi para Business Owner maupun Manajemen semata. Semua orang harus mempunyai kesadaran tentang perubahan. Tidak mungkin Growth Mindset bisa dibentuk kalau tidak didasari oleh KESADARAN tentang PERUBAHAN.

Korporasi Modern mempunyai kemampuan dalam beradaptasi (Ability-to-Adapt), mampu merespon perubahan secara cepat, tepat, dan terukur daripada hanya ngotot mengikuti sebuah rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Korporasi Modern melatih dirinya untuk menjadi MASTER ADAPTASI daripada MASTER PERENCANAAN.

Untuk mewujudkan Korporasi Modern ini, tentunya mesti didukung oleh Organisasi dan Manajemen yang modern pula. Tanpa dukungan organisasi dan manajemen modern, maka sepertinya keinginan untuk memiliki Korporasi Modern hanyalah menjadi sebuah impian belaka, bukan kenyataan.

Peranan Tim menjadi sesuatu yang sentral dan penting di Korporasi Modern. Pusat gerakan di perusahaan bukan lagi berada di lingkaran para pejabat struktural yang biasa diduduki oleh General Manager, Manager, maupun Supervisor. Korporasi Modern sudah tidak lagi terbelenggu oleh jabatan maupun atribut kepangkatan lainnya yang membatasi mobilitas perusahaan dalam merespon setiap perubahan yang terjadi.

Korporasi Modern memberikan ruang dan kesempatan bagi Tim untuk mengelola dirinya sendiri baik aspek organisasi maupun manajemen sehingga mereka bisa bertumbuh dan berkontribusi nyata kepada perusahaan. Memberikan wewenang dan otoritas kepada Tim merupakan ciri atau karakteristik dari Korporasi Modern, tidak lagi menyerahkan tongkat komando kepada pihak tertentu semata.

Sekilas tentang MBO (Management by Objective) dan implementasinya.

Sebagian rekan-rekan mungkin telah mengetahui dan mengenal dengan baik konsep MBO (Management by Objective) yang dipublikasikan kali pertama oleh bapak Manajemen Dunia, yaitu Peter Drucker pada tahun 1954 melalui sebuah buku yang berjudul “The Practice of Management“. Beliau seorang konsultan manajemen, pengajar, profesor, dan penulis buku yang mempunyai kontribusi cukup banyak terkait dengan filosofi dan fundamental bisnis modern.

Konsep MBO ini menggunakan pendekatan berbasis objective atau target untuk menggerakkan roda organisasi. Tanpa target yang jelas, maka organisasi pun tidak bisa dijalankan dengan baik. Peranan Manajer dalam MBO ini sangat sentral dan menjadi tokoh penting dalam operasional bisnis. Pada praktiknya, seorang manajer dibekali dengan berbagai perangkat dan “persenjataan” untuk memastikan target tercapai dan bebas melakukan apa saja kepada bawahannya.

Pada umumnya seorang manajer memiliki kekuasaan yang bersifat absolut dan dominan, dia sebagai penentu sukses atau tidaknya departemen atau divisi yang dipimpin. Orang-orang yang bekerja di bawah manajer ini wajib patuh dan tunduk serta menjalankan instruksi yang diberikan oleh manajer, baik secara langsung maupun melalui supervisor.

Implementasi MBO secara umum menggunakan instrumentasi kekuasaan dan kekuatan dari pihak manajer untuk mengatur departemen maupun divisi. Seorang manajer pasti akan dibekali dengan otoritas penuh dalam mengelola karyawan. Ketergantungan staf kepada manajer sangat tinggi. Karyawan tidak akan bisa menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik jika tidak dikelola dengan baik oleh manajer.

Oleh sebab itu, dalam konsep MBO, maka seorang manajer wajib memiliki kemampuan manajerial yang baik. Tanpa kemampuan manajerial, maka seorang manajer tidak bisa berperan dalam mengatur karyawan. Pada posisi ini, karyawan (employee) berada di pihak yang pasif, menunggu arahan dan perintah dari atasan.

Untuk memastikan target tercapai, seorang manajer sangat diperbolehkan untuk memberikan tekanan secara terus-menerus kepada karyawan dengan bantuan seorang supervisor atau pengawas kerja. Semua hal akan dihitung dan dilakukan penilaian hingga kepada performa individu. Setiap karyawan akan dibuatkan buku rapornya masing-masing yang memperlihatkan kinerja mereka. Apabila kinerja individu baik, maka sebuah penghargaan akan diberikan. Sebaliknya, jika buku rapornya jelek, maka sebuah hukuman akan menanti.

Model hubungan transaksional seperti di atas menjadi hal yang lumrah untuk diterapkan di perusahaan yang menganut konsep MBO ini. Penghargaan pasti diukur dengan uang dan hukuman akan dilihat sebagai sebuah mekanisme ancaman agar seorang karyawan tidak mengulangi kesalahan lagi di masa mendatang.

Transformasi Sistem Manajemen dan Organisasi dalam Dunia Modern

Perubahan zaman pada akhirnya juga mengubah banyak hal, termasuk juga dalam sistem manajemen maupun organisasi, khususnya dalam dunia bisnis. Banyak hal-hal lama yang sudah tidak berlaku lagi dengan kondisi terkini. Bukan berarti sistem manajemen dan organisasi lama salah, namun sekedar sudah tidak relevan dengan era VUCA seperti sekarang ini.

Mendesain sebuah bisnis, khususnya korporasi saat ini mesti memperhatikan dua hal mendasar, yaitu sisi Identitas Organisasi dan Sistem Manajemen.

Keseimbangan antara aspek Identitas Organisasi dan Sistem Manajemen akan mempengaruhi bagaimana korporasi dijalankan.

Organisasi dan manajemen lama mesti harus menyesuaikan dengan kondisi kekinian dan sudah seharusnya juga perlu menyesuaikan diri. Pencapaian keberhasilan di masa lalu tidak menjadi sebuah jaminan bisa diteruskan pada masa sekarang dan selanjutnya.

Karakteristik Organisasi Modern

Ada beberapa karakteristik Organisasi Modern yang mesti dipahami dan dapat dijadikan acuan untuk mendesain bagaimana wajah organisasi masa depan, di antaranya:

  • Purpose and Meaningfulness.
  • People Driven.
  • Relationships over Skills.
  • Transparency.
  • Learning, learning, and learning.
  • Adaptive Governance and Process.
  • Flexibility and Agility.
  • Flat Structure.

Baca juga: Selamat tinggal Bisnis Autopilot

Purpose and Meaningfulness

Organisasi Modern menekankan kepada setiap individu untuk mampu memahami MAKNA dan TUJUAN untuk apa organisasi perlu ditumbuhkan. Mereka mendapatkan sebuah pengetahuan dan kesadaran akan pentingnya GOAL bagi organisasi, mereka pun juga mengerti kalau bekerja bukan hanya sekedar mengerjakan tugas dan menerima bayaran dalam bentuk gaji maupun income.

Pemahaman terhadap Makna dan Tujuan inilah yang akan menjadi bahan bakar bagi setiap orang yang bekerja di organisasi modern untuk bergerak dan bertumbuh dari waktu ke waktu. Meningkatkan kesadaran akan Makna dan Tujuan organisasi bagi orang-orang yang bergabung di perusahaan memang tidak mudah dilakukan. Banyak faktor yang mempengaruhi kesadaran ini, di antaranya adalah tingkat pendidikan, pengalaman hidup, belief system, mindset, lingkungan pergaulan, perilaku, kebiasaan, local wisdom, dan seterusnya,

Setiap perusahaan akan menghadapi tantangannya masing-masing untuk memberikan pemahaman akan Makna dan Tujuan. Ibaratnya, Makna dan Tujuan ini adalah niat serta motivasi mengapa organisasi didirikan dan ditumbuhkan. Niat dan motivasi yang awalnya bersumber dari Founder maupun Business Owner, secara bertahap juga diteruskan untuk dipahami oleh anggota Tim. Sekali lagi, ini tidak mudah.

Organisasi Modern memberikan ruang dan kesempatan kepada setiap individu untuk menyelaraskan niat dan motivasinya agar sejalan dan searah dengan apa yang telah ditetapkan oleh organisasi. Keselarasan niat dan motivasi antara individu dan organisasi akan menciptakan harmonisasi di perusahaan. Bagi individu yang bekerja, perusahaan adalah wadah buat mereka untuk mewujudkan impian-impian pribadi bersama perusahaan.

People Driven

Setiap orang dalam sebuah organisasi modern dipandang sebagai individu yang unik dan mereka mempunyai karakteristik masing-masing. Walaupun ada keberagaman (perbedaan), namun mereka disatukan oleh Visi dan Goal yang sama. Ibaratnya mereka ini sedang menerapkan semboyan, “Bhinneka Tunggal Ika“.

Organisasi merupakan kumpulan organisme hidup dan manusia adalah bagian dari organisme yang mempunyai kesempurnaan jika dibandingkan dengan jenis organisme lain. Organisasi bukanlah kumpulan mesin, robot, ataupun peralatan. Orang-orang yang bekerja di dalam organisasi modern memegang peranan kunci.

Manusia bukanlah jenis sumber daya maupun aset perusahaan atau bentuk obyek lainnya. Justru manusialah yang menjadi subyek alias pemain inti untuk mengelola sumber daya maupun aset yang dimiliki perusahaan dan menjadikannya sebagai tools dalam rangka untuk mewujudkan tujuan perusahaan.

Sebagai pemain kunci, maka orang-orang di perusahaan akan senantiasa ditumbuhkan dari waktu ke waktu dengan berbagai program dan kegiatan yang bermanfaat. Pertumbuhan kualitas manusia di organisasi modern sangat diperhatikan dan menjadi fokus bagi organisasi. Manusia yang memiliki kualitas unggul inilah yang akan menghasilkan berbagai macam kreasi dan inovasi serta mampu beradaptasi terhadap setiap perubahan yang terjadi.

Organisasi modern tidak digerakkan oleh sistem, namun oleh Human.

Relationships over Skills

Organisasi modern menekankan kedekatan hubungan emosional di antara individu yang bergabung di perusahaan. Sebuah interaksi natural terjalin di antara mereka karena adanya persamaan perasaan, pemahaman, dan kesadaran. Hubungan harmonis inilah yang menjadi modal terwujudnya komunikasi, komitmen, dan kolaborasi dalam unit terkecil di sebuah perusahaan, yaitu TIM.

Makna TIM tidaklah sama dengan divisi atau departemen. Tim mempunyai keterikatan yang lebih jika dibandingkan dengan divisi maupun departemen. Seperti yang kita ketahui, divisi dan departemen hanyalah sebuah kelompok yang terdiri dari kumpulan orang yang mempunyai area pekerjaan yang sama. Sedangkan TIM merupakan kumpulan orang yang saling berinteraksi dan berkolaborasi serta menumbuhkan kepercayaan di antara mereka untuk mencapai sebuah tujuan bersama.

Membangun TIM jauh lebih menantang daripada hanya sekedar membentuk divisi ataupun departemen. Divisi bisa segera terbentuk ketika kita telah selesai menetapkan struktur organisasi. Namun kalau kita ingin mewujudkan sebuah TIM dalam arti yang sebenarnya, maka itu tidaklah mudah. Berbicara TIM bukan sekedar membahas bagaimana menyelesaikan pekerjaan atau mencapai goal, namun ada hal yang lebih mendasar yaitu tentang merajut relasi dan interaksi di antara para individu.

Mempelajari dan menguasai sebuah skill bisa dilakukan dengan lebih mudah dan cepat ketika dilakukan secara kolektif. Penguasaan skill yang dilakukan secara kolektif akan menjadikan Tim semakin kuat dan bertumbuh positif.

Transparency

Salah satu ciri dari organisasi modern dibandingkan dengan model organisasi sebelumnya adalah terkait dengan level TRANSPARANSI yang diwujudkan di perusahaan. Transparansi ini merupakan landasan penerapan manajemen model apa pun. Transparansi digunakan sebagai salah satu pilar utama dalam Scrum maupun Good Corporate Governance (GCG).

Transparansi merupakan sebuah sikap untuk menyampaikan sesuatu hal kepada pihak yang berkepentingan secara obyektif dan apa adanya, tanpa rekayasa. Organisasi modern menyikapi transparansi sebagai sesuatu hal yang sangat penting. Tanpa transparansi yang baik, maka inspeksi dan evaluasi tidak akan mudah dijalankan.

Organisasi modern mendorong agar setiap individu untuk berani dan selalu aktif menyampaikan berbagai hal yang dapat mempengaruhi tercapainya Goal atau tujuan, bahkan ketika yang bersangkutan menyampaikan kesalahan atau kegagalannya sendiri di depan anggota Tim yang lain. Ketika sebuah organisasi gemar “menutup-nutupi” sebuah kejadian maupun peristiwa yang dapat mengganggu terwujudnya tujuan, maka kualitas perbaikan terhadap permasalahan biasanya pun juga bermasalah.

Learning, learning, and learning

Organisasi modern menyelenggarakan cukup banyak program pembelajaran bagi anggota Timnya, baik secara formal maupun informal. Bahkan kegiatan pembelajaran informal lah yang sering diselenggarakan. Proses belajar tidak harus melalui forum-forum resmi, seperti mengikuti kelas, workshop, seminar, webinar, hingga pendidikan formal.

Justru organisasi modern sangat kreatif dalam mengadakan proses pembelajaran, seperti ketika melakukan Daily Scrum, Retrospektif, Lean Coffee, hingga kepada sesi curhat. Semua kegiatan yang dilakukan oleh Tim bisa sekaligus dijadikan sebagai sarana belajar. Prinsipnya, ketika terjadi sebuah interaksi, maka proses belajar bisa langsung dilakukan.

Organisasi modern menggunakan Tacit Knowledge sebagai salah satu pedoman untuk melakukan proses pembelajaran. Tidak diperlukan lingkungan formal untuk melakukan transfer knowledge. Bahkan obrolan di warung kopi pun bisa dijadikan media pembelajaran antar anggota Tim.

Pembelajaran secara informal justru bisa lebih cepat diterima dan dipahami oleh hampir sebagian orang jika dibandingkan dengan formal. Diperlukan sebuah interaksi yang kuat antara pihak yang memberikan dan menerima materi pembelajaran.

Motivasi belajar orang-orang di organisasi modern lebih dikarenakan untuk membantu tercapainya Goal yang telah ditetapkan, bukan karena hanya sekedar mengikuti tren atau memenuhi rasa keingintahuan belaka. Mereka mempunyai motivasi yang sangat kuat untuk mempelajari banyak hal sepanjang dibutuhkan oleh Tim.

Adaptive Governance and Process

Karakteristik berikutnya dari organisasi modern adalah adanya Tata Kelola maupun Proses yang cukup fleksibel untuk mengikuti perubahan dan perkembangan zaman. Melakukan perubahan di level Tata Kelola perusahaan menjadi hal yang lumrah, bahkan dalam hitungan minggu. Misal: jika sebuah SOP (Standard Operating Procedure) dinilai sudah tidak sesuai dengan kebutuhan, maka SOP bisa segera diperbaiki. Tidak perlu mekanisme birokrasi yang panjang dan berbelit-belit untuk memperbaiki SOP.

Organisasi modern memahami dengan cukup baik bahwasanya untuk menghasilkan sebuah Value, mesti dilakukan beragam riset dan inovasi. Sebuah perusahaan akan cukup sulit untuk melakukan inovasi ketika Tata Kelola yang berlaku bersifat kaku dan sangat mengikat serta birokratis.

Untuk memudahkan orang-orang yang bekerja di perusahaan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan, maka sudah menjadi sebuah kebutuhan agar perusahaan menerapkan kebijakan Tata Kelola yang adaptif. Ketika diperlukan perubahan, maka Tata Kelola wajib diubah, walaupun baru satu atau dua hari sebelumnya telah ditetapkan.

Flexibility and Agility

Organisasi modern berlatih untuk menjadi mahir dalam hal menerapkan fleksibilitas agar bisa merespon setiap perubahan secara lebih cepat, tepat, dan terukur. Organisasi modern tidak terjebak kepada perencanaan yang terlalu detail dan jangka panjang.

Organisasi modern mempunyai kelincahan dalam banyak aspek dan tingkatan, lincah dalam membuat strategi dan eksekusi, lincah dalam kreasi dan inovasi, lincah dalam penyelesaian masalah, lincah dalam hal pembelajaran, lincah dan gesit untuk menjalin komunikasi dan interaksi, dan seterusnya.

Fleksibilitas ini didukung oleh banyak faktor, di antaranya adanya kesadaran bersama akan pentingnya adaptasi, adanya kompetensi hingga kapasitas yang mumpuni baik di level individu maupun Tim, lingkungan kerja yang sehat, dan kejelasan Goal yang ingin dicapai.

Flat Structure

Organisasi modern pada umumnya akan melakukan berbagai skenario untuk menyesuaikan struktur organisasi yang cocok bagi terwujudnya lingkungan yang mendukung Agility. Salah satunya adalah dengan mengupayakan agar hierarki vertikal semakin pendek dan nyaris datar.

Dalam struktur organisasi datar (Flat Organizational Structure), maka sudah tidak ada lagi jabatan struktural seperti Manajer maupun Supervisor yang sebelumnya sangat dominan di dalam sebuah perusahaan. Cara bermain organisasi pun sudah tidak lagi sama dengan sebelumnya.

Organisasi modern memberikan ruang dan kesempatan kepada setiap individu untuk melakukan kolaborasi dan interaksi secara cepat dan fleksibel tanpa ada batasan hierarki dan sekat lainnya. Interaksi seperti ini perlu didukung dengan struktur organisasi yang memungkinkan setiap orang bisa berinteraksi secara lebih manusiawi.

Manajemen Super untuk mewujudkan Tim Mandiri

Mempunyai Tim yang mampu mengelola dirinya sendiri tanpa perlu diatur dan diawasi oleh atasan menjadi idaman hampir mayoritas pemilik bisnis. Pada zaman sekarang, semuanya mesti dituntut untuk bergerak dengan cepat dan fleksibel, tanpa direpotkan oleh urusan birokrasi struktural.

Dengan adanya Tim yang bisa mengelola dirinya sendiri, maka berbagai urusan di perusahaan relatif akan lebih cepat diselesaikan. Sudah cukup banyak perusahaan yang menerpakan konsep manajemen super ini, khususnya untuk membentuk Tim Mandiri.

Apa sih Manajemen Super itu?

Sederhananya, mengelola perusahaan dilakukan sepenuhnya oleh Tim secara mandiri dengan tidak tergantung kepada sosok atasan, termasuk tidak tergantung kepada manajer maupun supervisor.

Kedengarannya mungkin sebagai sesuatu hal yang aneh dan itu di luar kebiasaan pada umumnya. Memang diperlukan beberapa persyaratan yang mesti dipenuhi untuk mewujudkan Manajemen Super ini, di antaranya mesti membangun Organisasi Modern terlebih dahulu seperti yang telah dijelaskan di bagian atas dari artikel ini.

Manajemen Super ini mendorong Tim untuk sepenuhnya mampu menjalankan fungsi-fungsi manajerial secara menyeluruh, mulai dari fase perencanaan hingga perbaikan. Setiap individu di dalam sebuah Tim akan saling mendukung satu sama lainnya, meminggirkan kepentingan pribadi, dan lebih mengutamakan kepentingan bersama. Manajemen Super ini sangat sesuai dan relevan dengan perusahaan yang mengadopsi Agile sebagai belief system, mindset, dan perilaku organisasi sehari-hari.

Baca Juga: Yuk belajar Agility melalui Pelatihan Business Agility Scrum.

Setiap individu dalam Tim pada dasarnya adalah seorang “MANAGER”

Jika dalam sebuah Tim ada tujuh orang anggota, maka dengan menggunakan konsep Manajemen Super ini, maka Tim tersebut seolah-olah memiliki tujuh manajer yang saling bekerja sama dan berkolaborasi dalam mencapai tujuan. Bisa dibayangkan betapa sangat efektif dan efisiennya sebuah Tim ketika setiap orang di dalamnya berperan sebagai seorang manajer.

Orang-orang yang tergabung dalam Tim yang menerapkan Manajemen Super ini mempunyai kemampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi utama dalam sistem manajemen secara autonomous. Ketika ada salah satu anggota Tim yang sakit, mengambil cuti, atau pun berpindah ke tim lain, maka Tim tetap bisa berjalan dengan stabil seperti biasanya. Tidak ada ketergantungan Tim kepada salah satu pihak dan ini sangat sehat bagi sebuah perusahaan yang ingin bertumbuh di era ketidakpastian seperti sekarang ini.

Manajemen Super juga bisa mengurangi bahkan menghilangkan potensi terjadinya penyalahgunaan wewenang oleh pihak-pihak tertentu. Setiap orang dapat saling mengawasi atau memperhatikan orang lain dalam Tim. Kebanyakan di sistem manajemen konvensional, justru penyalahgunaan wewenang dilakukan oleh orang-orang yang mempunyai jabatan atau kekuasaan.

Manajemen Super dan Scrum

Mari kita bedah lebih dalam lagi apa makna dari Manajemen Super ini dari perspektif kekinian dan bagaimana Agility serta Scrum sebagai salah praktik Agile bisa mewujudkan Manajemen Super ini.

https://sarastya.org | Scrum 2020 poster

Scrum secara tidak langsung memuat konsep sistem manajemen modern, di mana menempatkan setiap orang dalam satu Tim untuk berpartisipasi aktif dalam setiap fungsi manajerial. Implementasi manajemen modern terlihat jelas dari kegiatan atau aktivitas yang dijalankan di Scrum Events.

Sebelum membahas lebih lanjut terkait hubungan antara Manajemen Super dan Scrum, maka perlu diketahui terlebih dahulu bahwa sistem manajemen secara umum mengatur lima fungsi utama, yaitu:

  1. Fungsi Perencanaan
  2. Fungsi Eksekusi
  3. Fungsi Pengawasan atau Supervisi
  4. Fungsi Evaluasi
  5. Fungsi Perbaikan dan Peningkatan

Kelima fungsi utama manajemen di atas juga dimiliki oleh Scrum. Rekan-rekan bisa memperhatikan ilustrasi poster Scrum seperti yang diperlihatkan pada Gambar di atas. Perbedaan utama antara model manajemen yang dilakukan di Scrum dengan sistem manajemen konvensional pada umumnya adalah bahwa di Scrum TIDAK MENGENAL JABATAN (seperti Manajer, Supervisor/Pengawas, dan Staf bawahan) dan mendorong setiap orang dalam Tim untuk turut aktif menjalankan fungsi manajemen secara KOLEKTIF.

1). Fungsi PERENCANAAN.

Scrum mempunyai setidaknya TIGA PERENCANAAN yang semuanya dilakukan sendiri di level Tim. Tidak ada satu orang pun yang mendominasi dalam hal perencanaan ini. Kalau di organisasi Konvensional, maka aspek perencanaan akan diambil alih oleh MANAGER. Sedangkan di Scrum, ketiga jenis perencanaan semuanya dilakukan oleh Tim.

Ketiga perencanaan itu meliputi:

  1. Perencanaan GOAL/Tujuan (WHY).
  2. Perencanaan TARGET (WHAT).
  3. Perencanaan CARA (HOW).

Tim Scrum sendiri yang merencanakan ketiga-tiganya secara KOLEKTIF. Anggota Tim secara bersama-sama akan mendiskusikan dan menetapkan GOAL yang sejalan dengan visi organisasi dan akan dieksekusi secara kolektif.

Acara Scrum terkait dengan fungsi PERENCANAAN bisa melalui dua cara, yaitu: PRODUCT BACKLOG REFINEMENT atau Sprint Planning.

2). Fungsi EKSEKUSI.

Tidak ada orang lain yang dapat memerintahkan atau memberi instruksi kepada Scrum Team untuk mengerjakan dan menyelesaikan sebuah pekerjaan. Mereka menjalankan pekerjaan karena sebuah kesadaran dan tanggung jawab serta berkomitmen untuk mewujudkan GOAL yang telah ditetapkan. Scrum tidak menggunakan model INSTRUKSI, namun lebih kepada INTERAKSI dan KOLABORASI antar anggota yang terlibat dalam Scrum Team.

Mereka juga memiliki MULTI-KOMPETENSI dan mengandalkan KECERDASAN KOLEKTIF untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi ketika mengerjakan sesuatu hal. Mereka juga terkenal dengan DISIPLIN EKSEKUSI yang mencerminkan Tim Agile. Mereka menggunakan target berbasis HARIAN atau DAILY BASIS. Setiap hari setiap anggota Tim (Developers) mesti menyelesaikan sesuatu hal seperti yang telah direncanakan. Karena mereka sendiri yang merencanakan HOW-TO nya, maka mereka pulalah yang melakukan eksekusi. Dengan demikian Ownership dan tanggung jawab terhadap pekerjaan semakin meningkat.

Untuk menyelesaikan pekerjaan, Scrum Team saling membantu dan mendukung satu sama lainnya. Mereka bekerja secara Tim dan tidak sendiri-sendiri. Sebuah Goal akan dicapai secara kolaboratif dan tentunya menghilangkan sifat individualis maupun transaksional. Evaluasi kinerja dilakukan berbasis Tim, bukan lagi secara individual.

3). Fungsi MONITORING

Nah, Scrum dikenal dengan pilarnya berupa Empirisme, yaitu memahami sesuatu berdasarkan BUKTI maupun FAKTA NYATA. Scrum tidak menggunakan asumsi untuk mengambil sebuah kesimpulan. Scrum team terbiasa dengan DATA, INFORMATION, dan KNOWLEDGE untuk memahami hal-hal baru.

Scrum menggunakan prinsip TRANSPARANSI untuk meng-CAPTURE segala hal. TRANSPARANSI dalam Scrum merupakan PONDASI utama yang digunakan di semua acara-acara Scrum. Tidak boleh ada yang DITUTUP-TUTUPI dalam semua kegiatan Scrum, semua mesti TRANSPARAN.

Setiap hari Scrum Team melakukan Inspeksi atau pemantauan terhadap:

  • Progress atau pencapaian hasil pekerjaan.
  • Permasalahan yang muncul.
  • Perubahan lingkungan yang bisa mempengaruhi pencapaian Goal.
  • Feedback atau umpan balik dan saran dari pihak-pihak terkait.
  • Efektivitas strategi maupun taktik yang digunakan.

Pengawasan yang dilakukan di Scrum melibatkan semua orang. Hal ini berbeda kalau dibandingkan dengan model manajemen konvensional yang biasanya dilakukan oleh seorang Supervisor. Karena di Scrum setiap orang dari anggota Tim bisa melakukan supervisi, maka hal ini akan membantu mempercepat penyelesaian jika ada suatu permasalahan yang muncul. Di samping itu, hal-hal tidak baik yang terjadi di Tim akan lebih mudah dideteksi.

Acara Scrum yang bisa digunakan untuk melakukan fungsi monitoring ini adalah Daily Scrum.

4). Fungsi EVALUASI.

Scrum memiliki mekanisme yang cukup lengkap untuk melakukan Evaluasi, yaitu dengan cara menilai dua hal besar, yaitu: EVALUASI HASIL dan EVALUASI PROSES.

Evaluasi HASIL merupakan cara untuk menilai bagaimana Scrum Team telah berupaya untuk mencapai GOAL berserta TARGET yang telah ditetapkan, yaitu dengan menyelenggarakan acara Sprint Review. Acara ini dihadiri oleh dua belah pihak, yaitu dari Scrum Team dan pihak STAKEHOLDERS. Sprint Review diselenggarakan untuk memeriksa kemajuan pencapaian Goal dan melakukan adaptasi yang diperlukan. Stakeholders diberikan kesempatan seluas-luasnya untuk memberikan masukan, saran, pendapat, umpan balik, atau apapun yang bisa membantu Scrum Team untuk mencapai Product Goal. Stakeholders didorong untuk bekerja sama dan berkolaborasi secara baik dengan Scrum Team.

Evaluasi PROSES dalam satu Sprint diselenggarakan sepenuhnya oleh Scrum Team. Acara ini merupakan acara internal dari Scrum Team sendiri dan tidak perlu dihadiri oleh pihak lain. Scrum Team diberikan kesempatan sebesar-besarnya untuk memeriksa kualitas pekerjaan yang telah dijalankan selama periode satu Sprint. Acara Scrum yang mengatur evaluasi Proses ini adalah Sprint Retrospective. Evaluasi Proses ini digunakan untuk menemukan cara agar KUALITAS dan EFEKTIVITAS Sprint berikutnya lebih baik lagi. Setidaknya ada lima area yang bisa dievaluasi selama menjalankan Sprint, yaitu: Individu, Interaksi, Proses, Tools, dan Definition of Done (DoD).

5). Fungsi PERBAIKAN atau PENINGKATAN

Scrum termasuk sebuah kerangka kerja (framework) yang sejalan dengan konsep peningkatan berkelanjutan. Kalau di manajemen lain ada istilah PDCA, Kaizen, Continuous Improvement, Never Ending Improvement, dan seterusnya, maka di Scrum pun juga mempunyai spirit yang sama, yaitu esok hari mesti lebih baik dari hari ini.

Pilar Scrum mewakili spirit peningkatan berkelanjutan, yaitu: TRANSPARANSI, INSPEKSI, dan ADAPTASI. Ketiga pilar di atas melekat di setiap ritual dalam Scrum. Perbaikan dan peningkatan kualitas dilakukan dalam periode harian.

Scrum berbicara tentang value, value, dan value. Selain itu, Scrum juga sangat memanusiakan manusia, mendorong interaksi, simpati, empati, compassion, dan sacrifice atau pengorbanan. Scrum didasarkan atas pemikiran Lean, sehingga Scrum juga berorientasi kepada efektivitas dan efisiensi. Kecerdasan kolektif yang menjadi semangat di Scrum jelas mengindikasikan bahwa Scrum sejalan dengan fungsi perbaikan dan peningkatan.

Di setiap acara Scrum, seperti Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, dan Sprint Retrospective selalu dipenuhi dengan hal-hal yang bersifat perbaikan dan peningkatan kualitas. Cara berpikirnya adalah apa yang bisa kita perbaiki dan tingkatkan untuk hari ini dan esok hari agar Goal yang telah ditetapkan bisa dicapai.

Scrum dapat digunakan untuk mewujudkan Manajemen Super

Setiap individu dalam Tim Scrum adalah orang-orang yang mampu menjalankan manajemen secara mandiri. Mereka MERENCANAKAN sendiri, MENGEKSEKUSI sendiri, MEMONITORING sendiri, MENGEVALUASI sendiri, dan MEMPERBAIKI serta MENINGKATKAN KUALITAS secara mandiri. Tidak ada satu orang pun yang mengatur mereka untuk melakukan sesuatu hal. Kalau kata orang, Scrum Team ini ALL-in-ONE.

Tak heran, pola pikir, tindakan, dan kultur mereka pun akhirnya seperti mencerminkan peran seorang MANAGER. Memang demikian faktanya, setiap anggota Tim Scrum pada akhirnya berperan seolah-olah seperti seorang MANAGER. Jika ada sembilan orang di dalam Scrum Team, maka satu Tim pada akhirnya seolah-olah memiliki sembilan orang MANAJER pula. Bisa dibayangkan betapa super-nya sebuah Tim yang mempunyai sembilan manajer yang bisa saling berkolaborasi.

Oleh sebab itu jika ingin mencetak MANAGER dalam jumlah banyak dan waktu yang cepat, maka adopsilah Scrum

Manajemen Super menumbuhkan semua orang dalam Organisasi

Jika perusahaan menerapkan Manajemen Super ini, maka setiap orang mempunyai kesempatan yang sangat terbuka untuk maju dan bertumbuh bersama-sama. Tidak ada lagi pihak yang ditinggalkan atau dijadikan bawahan oleh pihak yang lain. Semua saling mendukung dan melengkapi masing-masing kekurangan dengan kelebihan yang ada. Semangat untuk bertumbuh bersama ini mencerminkan Korporasi Modern.

Manusia tidak lagi dianggap sebagai sebuah SUMBER DAYA (Resources) yang siap digunakan dan diperas, manusia juga bukan sebagai ASET perusahaan (CAPITAL) yang siap dikapitalisasi untuk kepentingan tertentu. Namun manusia ditempatkan di posisi terhormat, ditumbuhkan, dan diarahkan menjadi pribadi-pribadi unggul yang berkualitas dengan berbekal KESADARAN dan KECERDASAN.

Kebaikan-kebaikan di atas akan mudah terwujud di sebuah perusahaan ketika tidak ada lagi sekat yang mengikat dan menjerat kebebasan untuk berinovasi dan berkreasi.

Kesadaran dan kecerdasan akan membantu melahirkan manusia-manusia hebat dalam sebuah entitas yang bernama organisasi.

mbahDon

Salam.

About The Author